Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

MyPaperHive is een Europese dienst voor het automatisch uitlezen van documenten (zoals facturen). Wij verwerken zo weinig mogelijk persoonsgegevens en bewaren documenten niet langer dan nodig.

1. Wie is verantwoordelijk?

MyPaperHive is een gratis bèta-project, zonder commerciële activiteit. De beheerder van het project is de verwerkingsverantwoordelijke voor accountgegevens, feedback en updatemails. Voor de inhoud van documenten die jij uploadt ben jij verantwoordelijke en zijn wij verwerker. Vragen: queenbee@mypaperhive.com.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Account: e-mailadres en naam via Google-login of magic link. Er zijn geen wachtwoorden.
• Documenten: de PDF's die je uploadt en de daaruit gelezen gegevens (bijvoorbeeld leverancier, bedragen, datums).
• Feedback: je bericht en, alleen als je dat invult, je e-mailadres.
• Updates: je e-mailadres als je je aanmeldt voor productnieuws (bevestiging via e-mail; afmelden kan altijd).
• Technisch: een sessiecookie om ingelogd te blijven (30 dagen) en een beveiligingscookie (CSRF). Voor misbruikbeperking gebruiken wij een gehasht IP-adres, geen leesbaar IP-adres.

3. Waar en hoe worden documenten verwerkt?

• Verwerking gebeurt op onze server bij OVHcloud in Frankfurt (Duitsland), binnen de EU.
• Het uitlezen gebeurt door een AI-model dat lokaal op onze eigen server draait. Documentinhoud wordt niet naar externe AI-diensten gestuurd.
• Wegschrijven naar externe opslag (bijvoorbeeld een NAS of cloudmap) gebeurt uitsluitend na jouw expliciete opt-in.

4. Bewaartermijn

Het originele bestand wordt standaard direct na verwerking gewist. Alleen als een eigenaar of beheerder van de werkruimte daar expliciet voor kiest ("PDF bewaren voor beoordeling") bewaren wij het versleuteld, maximaal 30 dagen, om het in de app te tonen en eventueel via een archiefbestemming (WebDAV) aan je eigen opslag aan te bieden; daarna wordt het automatisch verwijderd. Wie deze keuze wanneer maakte, leggen wij vast als bewijs van toestemming. Accountgegevens bewaren wij zolang je account bestaat; feedback zolang nodig om deze te verwerken.

5. Analytics en cookies

Wij gebruiken alleen Google Analytics en Microsoft Clarity (anonieme heatmaps en sessie-opnames van publieke pagina’s; invoervelden worden gemaskeerd) als je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft. Advertentie- en personalisatiefuncties staan uit. Zonder toestemming worden geen analytische cookies geplaatst.

6. Delen met derden

• Google (alleen voor inloggen, als je die optie kiest).
• Onze e-mailprovider (PrivateEmail) voor het versturen van inlog-, bevestigings- en updatemails.
• Google Analytics en Microsoft Clarity, alleen na toestemming.

Wij verkopen geen gegevens.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Mail ons en wij reageren binnen een maand. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan.